申込書データ処理

吾郎朝比奈
2025年5月22日
読了時間: 3分

このサービスは、SmaHub Selection ブランドが提供するBPOサービスです。

1. 概要

本ガイドは、申込書の入力などのデータ処理業務において、データの収集、検証、入力、保存の各工程を包括的に管理し、サービスの品質を保証するための標準作業手順書です。明確なプロセスと目標（SLT）を設定することで、業務効率と顧客満足度の向上を目指します。

2. データ処理フロー

インプット：「データ処理依頼フォーム」

アウトプット：「データ処理レポート」

2.1 データ収集と検証

目的: 申込書の原本情報を効率的に収集・整理し、精度を高めるための検証を行います。

収集:
- 紙の場合：スキャン、OCR（光学文字認識）を活用してデジタルデータ化。
- デジタルの場合：Webフォームやメール等の既存デジタルチャネルからデータ取得。
整理:
- 収集したデータを一元管理システム（例：Excel、データベース）に集約。
- 入力項目ごとにフォーマットを統一。
検証:
- 必須項目の記入漏れチェック
- フォーマット（数字、日付、メールアドレスなど）の正確性確認
- 複数データ間の重複や整合性チェック

2.2 データ入力・入力確認・保存

目的: 精査済みの申込情報をシステムへ正確に反映し、今後の業務処理・分析に利用可能な状態で保存します。

データ入力:
- 手入力: システムやExcelに直接入力。
- 自動入力: OCRやRPAを活用して高速・正確にデータ入力。
入力確認:
- ダブルチェックまたはクロスチェック体制を整え、入力内容の正確性を再確認。
- 入力エラーや抜け漏れがないか、サンプル検証を実施。
データ保存:
- 入力完了データをCSVやデータベースに保存。
- セキュリティの観点から、アクセス制限や定期バックアップを実施。
- 保存時に必要なメタ情報（入力日時、担当者、検証結果など）も記録

3. サービス達成目標（SLT）

申込書データ処理のサービス品質を維持し、業務効率を高めるために、次の目標値を設定します。

3.1 エラー発生率

目標: エラー発生率（月次）を 1% 未満 に抑制 → 適切な入力確認や検証プロセスの徹底で低エラー率を目指す

3.2 リクエスト完了率

目標: リクエスト完了率（月次）を 95% 以上 に達成 → タイムリーなデータ処理と適切なタスク管理でリクエスト対応を確実に

3.3 許容顧客満足度

目標: 許容顧客満足度を 80%（平均以上） に維持 → サービス品質の向上とフィードバックの活用により、顧客の期待に応えます。

指標	目標値
エラー発生率（月、未満）	< 1%
リクエスト完了率（月、以上）	≥ 95%
許容顧客満足度（平均、以上）	≥ 80%

4. 品質管理と改善

業務効率化と品質向上のため、以下の対策を継続的に行います。

定期的なレビュー: 定期的なミーティングを設け、業務プロセスやエラー発生の原因の分析を実施。
改善策の導入: エラー分析に基づき、プロセス改善やシステムのアップデートを行い、効率化を推進。
担当者のトレーニング: 定期的な研修・トレーニングで、最新の入力手法や検証ツールの活用法を共有。
フィードバック体制: 顧客や現場からのフィードバックを即時に取り入れ、改善サイクルを回す。

5. まとめ

本作業ガイドは、申込書データ処理業務の各工程を明確にし、データ収集、検証、入力・確認、保存の一連の流れを標準化することで、エラー発生率の低減、リクエスト完了率の向上、そして顧客満足度の確保を目指しています。設定されたSLTに基づく業務管理と継続的な品質改善が、効率的で信頼性の高いサービス提供の実現につながります。